Что такое Kanban и как внедрить его в работу команды?
Каждая компания хочет оптимизировать процесс работы, улучшить качество и сдавать ее в назначенные сроки. Помощником в этом станет метод канбан, который упрощает работу команды. Как с помощью доски и стикеров улучшить работу команды – расскажем в статье.
Что такое Kanban
Kanban (Канбан) – это методика для управления проектами, которая помогает оптимизировать процесс работы. Основная цель Канбана – контролировать процесс, получать готовый продукт вовремя, контролировать нагрузку и улучшать работу специалиста.
База Канбана – система использования доски и карточек. На карточках – задания, которые перемещаются по колонкам по мере их выполнения.
История Kanban
Термин «Kanban» в переводе с японского – означает «знак» или «вывеска». Эти систему впервые начали использовать в компании Toyota более 50 лет назад. На предприятии были карточки, в которых рабочие отмечали каждый этап производства: сколько сырья они получили, сколько произвели и сколько еще требуется. Таким способом все отделы были задействованы: склад точно знал, когда заканчивалось сырье и отправляло новое; отделы знали количество сырья, которое они получат и сколько смогут произвести, а начальство видело весь процесс со стороны, и не отвлекало сотрудников для отчетности.
Принципы метода Kanban
Метод Канбан основан на принципах:
- Визуализация. Наглядно видна доска с заданиями и план, по которому нужно действовать;
- Распределение обязанностей. Каждый сотрудник получает задание с четкими инструкциями;
- Распределение времени и сдача проектов вовремя. С помощью Канбана наглядно видно, на каком этапе тратится меньше времени на работу, а на каком больше. Это помогает заранее знать примерный срок выполнения задачи;
- Оптимизация работы — все работают слаженно и поэтапно.
Как устроены доски и карточки Kanban
Доска Канбан – это инструмент визуализации рабочего процесса. Каждый член команды получает к ней доступ и видит, на каком этапе находится проект. Доска делится на столбики – это этапы, которые идут по возрастанию: от «нужно сделать» до «сделано». Сотрудники самостоятельно могут передвигать задания по столбцам, передавая его другим отделам.
Карточки Канбан – в них размещены задания, которые вещаются на доску. В карточке указывается информация о том, что нужно сделать на каждом этапе и какие ресурсы для этого необходимы.
Можно вести несколько проектов одновременно, разделяя карточки по цветам. Таким способом удобно отлеживать за этапами готовности каждой задачи и не путаться в них.
Kanban для разработчиков ПО
Для разработчиков программного обеспечения – это удобная система, которая помогает оптимизировать рабочий процесс. Сотрудники передают проект из одного отдела в другой, по мере его выполнения. В одной компании работают узкопрофильные специалисты и выполняют общую задачу: сделать проект и сдать его вовремя. Канбан позволяет сотрудникам объединиться в одну команду.
С помощью этой методики начальство видит, на каком этапе специалисту нужно больше времени на выполнение работы, чтобы не заваливать его работой, подключают других работников. Также методика Канбан показывает все недостатки в работе и уязвимые места, над которыми нужно работать. Благодаря этой методике наглядно видны все этапы создания проекта.
В каких сферах использовать Kanban
Методика Канбан используется не только в сфере IT или ПО разработок, но в бытовой жизни. Таблица и карточки могут быть нарисованы на обычной меловой доске или в тетради. Также существуют приложения, которые используются на ноутбуке или телефоне. К примеру: Trello, Kanbantool, LeanKit Kanban.
В учебе. Чтобы сосредоточиться на учебе и не путаться в заданиях, методика Канбан поможет организовать все и упростить. Составьте таблицу с заданиями и упражнениями, например: русский язык – три упражнения, биология – сделать презентацию, география – выучить карту. Пока не сделаете один предмет полностью, не беритесь за следующий.
Как внедрить методику Kanban
Не торопить с внедрением методика Канбан в свою команду. Для начала изучите тему и вводите ее постепенно, чтобы все не рухнуло. Начните с обычной доски и стикеров, перемещайте их по мере выполнения задач. Шесть советов по внедрению Канбана в вашей компании:
- Обсудите внедрения с командой. Объясните смысл методики, как она работает и зачем нужна, дайте им время привыкнуть и обучиться новым правилам;
- Визуализируйте задачи. Для начала обычная доска со стикерами, а затем удобные приложения;
- Ограничьте число одновременно выполняемых проектов. Обговорите с работниками количество проектов, которое они могут брать за один раз и поставьте ограничение в их количестве;
- Регулируйте поток заданий. Если вы видите, что кто-то не справляется, то попытайтесь найти причину этому. Чтобы не было «каши», распределяйте задания между свободными сотрудниками;
- Проводите собрания. Ежедневно или раз в неделю собирайте команду чтобы обсудить недочеты и улучшить качество работы;
- Экспериментируйте. Основная цель команды – передвигать задания по колоннам как можно быстрее. Чтобы это происходило без утери качества, проводите нововведения, к примеру: увеличьте или уменьшите нагрузку.
Преимущества использования методики Kanban
На сегодняшний день методика Канбан популярна как среди команд ПО разработчиков, так и для других сфер деятельности. Преимущества данного метода:
- Сосредоточенность на текущей работе. Четкий план действий позволяет выполнить проект, не отвлекаясь на другие. Пока человек не выполнит одну задачу, он не перейдет к другой. В это время владелец может вносить небольшие коррективы, не отвлекая сотрудника;
- Ограниченный объем незавершенный работы. Пока один или два проекта не закончены, новое задание не будет получено. Тем самым не будут гореть сроки и не придется вылазить из завалов по работе;
- Сдача в сроки. Налаженная работа и сосредоточенность на текущем задании позволяют сдавать проекты вовремя и заранее знать примерные сроки их выполнения.
- Узкие специалисты. Команда состоит из узких специалистов, которые являются профессионалами в своем деле.
Чем отличаются Scrum и Kanban
Часто эти две методики путают, но они различаются и имеют разные подходы.
Некоторые команды смешивают две методики и получают одну под названием «Scrumban». Из Scrum используют роли (Владелец продукта, команда разработчиков, scrum-мастер) и фиксированное время по продолжительности. Из Kanban – внимание ко времени цикла и количеству незавершенной работы.
На начальной стадии советуется использовать только одну методику. Для новичков лучшим вариантом станет Kanban, который не меняет подход к работе кардинально.
Ошибки при использовании Kanban
Руководители думают, что если внедрить систему, то она сразу заработает и все наладится, но это не так. Есть несколько ошибок, которые могут влиять на результат.
- Не объяснять сотрудникам правила и суть методики. Если кто-то не вникает в смысл, то ничего не получится. Поэтому каждый сотрудник должен понимать, что и зачем он делает;
- Не игнорируйте ограничения. Если на человека взваливать всю работу, то он быстро потеряет мотивацию и будет работать через силу;
- Не обозначать срочные задачи. Выделяйте срочные задания – они будут выполнены сразу и не потеряются в общей куче;
- Не менять статус заданий. Если задание уже сделано, но стоит в колонке «в работе», то это замедляет работу;
- Не подключать к доске всех сотрудников. Нужно чтобы все видели задания и на какой стадии они находятся, таким способом команда сможет работать сообща;
- Отсутствие обратной связи. Если не контролировать и не анализировать работу, то улучшений не будет. Без обратной связи невозможно повысить качество работы;
- Отсутствие ответственных. Если нет контроля, то люди расслабляются и процесс замедляется.
Система Kanban – это удобный механизм для улучшения и упрощения работы в команде. Этой методикой нужно учиться пользовать и учить этому сотрудников. В таком случае это поможет вам сдавать все проекты вовремя, найти все недостатки в работе и исправить их. С помощью Канбана вы сможете отслеживать процесс работы и улучшать ее качество. А при необходимости добавлять изменения или вносить коррективы.
